Ausschreibung und Vergabe

Was ist eine Ausschreibung?

Stell dir vor, deine Schule braucht neue Computer oder neue Bücher für die Bibliothek. Wie kommt die Schule an die besten Geräte oder Bücher zum besten Preis? Eine Möglichkeit ist die Ausschreibung.

Eine Ausschreibung ist wie eine offizielle Aufforderung, bei der ein Auftraggeber (z.B. deine Schule) Unternehmen oder Anbieter bittet, ihm ein Angebot zu machen. Wer bieten möchte, muss bestimmte Bedingungen erfüllen und genau beschreiben, was er liefern kann und zu welchem Preis.

Warum macht man das? Hauptsächlich, damit ein guter Wettbewerb entsteht und der Auftraggeber das beste Angebot bekommt – sowohl in Bezug auf den Preis als auch auf die Qualität.

Wichtige Begriffe rund um die Ausschreibung:

• Auftraggeber: Diejenige Stelle, die etwas braucht und dafür bezahlt (z.B. die Schule).
• Bieter / Anbieter: Die Unternehmen, die ein Angebot abgeben können.
• Angebot: Die Leistung (Produkt oder Dienstleistung), die ein Bieter zum genannten Preis anbietet.
• Leistungsbeschreibung: Was genau der Auftraggeber haben möchte (z.B. welche Art von Computern, mit welchen Eigenschaften).

Wie werden Aufträge vergeben? – Die Vergabearten:

Es gibt verschiedene Wege, wie ein Auftrag vergeben werden kann. Hier sind die wichtigsten:

• Öffentliche Ausschreibung: Hier darf jeder (eine unbeschränkte Zahl von Unternehmen) ein Angebot abgeben. Das ist die häufigste Form, besonders bei öffentlichen Einrichtungen wie Schulen, weil so der Wettbewerb am größten ist.
• Beschränkte Ausschreibung: Hier werden nur ausgewählte Unternehmen angeschrieben, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen (z.B. schon mal gut geliefert haben oder besonders qualifiziert sind). Das passiert oft, wenn die öffentliche Ausschreibung nicht gut funktioniert hat oder es sehr spezielle Anforderungen gibt.
• Freihändige Vergabe: Das ist fast wie eine direkte Beauftragung. Nur ein oder sehr wenige Unternehmen werden gefragt. Das geht nur bei ganz kleinen Aufträgen, bei besonderen Gründen (z.B. ein einzigartiger Patentschutz) oder wenn es sehr dringend ist.

Wichtige Fristen bei einer Ausschreibung:

Damit alles fair und planbar abläuft, gibt es bestimmte Fristen:

• Teilnahmefrist: Die Zeit, bis wann man sich melden muss, wenn man überhaupt bieten möchte.
• Angebotsfrist: Die Zeit, bis wann das fertige Angebot (mit Preis und Beschreibung) eingereicht werden muss.
• Bindefrist: So lange muss das Unternehmen, das das Angebot abgegeben hat, an sein Angebot gebunden bleiben (man kann sein Angebot nicht einfach zurückziehen).
• Zuschlagsfrist: Die Zeit, die der Auftraggeber braucht, um alle Angebote zu prüfen und den Gewinner auszuwählen.

Übungsaufgabe: Eine Schul-Ausschreibung erstellen

Aufgabenstellung: Stell dir vor, deine Schule möchte neue Hologramtische für einige Klassenzimmer anschaffen. Deine Aufgabe ist es, eine einfache Ausschreibung für diesen Bedarf zu entwerfe. Überlege dir dabei:

1. Wer ist der Auftraggeber?
2. Was genau soll angeschafft werden (Was sind die wichtigsten Merkmale/Anforderungen des Hologramtisches)?
3. Welche Vergabeart wäre hier am besten geeignet und warum?
4. Welche Fristen sind wichtig (gib Beispiel-Tage an), damit die neuen Whiteboards noch im nächsten Schulhalbjahr genutzt werden können?

Hinweise zur Lösung: Denke an die grundlegenden Elemente einer Ausschreibung: Was wird gesucht, wer darf bieten, welche Regeln (Fristen) gelten. Bei der Vergabeart solltest du überlegen, ob jeder Anbieter teilnehmen darf oder nur bestimmte. Die Fristen sollten realistisch, aber auch kurz genug sein, damit die Hologramtische rechtzeitig da sind.

Schwierigkeitsgrad: leicht

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