BPMN

Business Process Model and Notation (BPMN)

Stell sich vor, du möchtest einen Ablauf genau beschreiben – zum Beispiel, wie eine Bestellung in einem Online-Shop bearbeitet wird.

BPMN hilft uns, zu sehen, wer was wann macht und welche Entscheidungen getroffen werden müssen. So können wir Prozesse besser verstehen und verbessern. BPMN ist also eine Art Sprache mit speziellen Symbolen, mit der man Geschäftsprozesse einfach und verständlich aufzeichnen kann.

Participants (Teilnehmer) und Swimlanes (Schwimmbahnen)

• Participant: Das ist eine Rolle (z.B. "Kunde", "Lieferant") oder eine Abteilung (z.B. "Vertrieb", "Einkauf"), die am Prozess beteiligt ist. In BPMN werden Teilnehmer oft als große Rechtecke, sogenannte "Pools", dargestellt.
• Pool: Ein großer Container, der einen ganzen Prozess zeigt und meistens einen Teilnehmer repräsentiert.
• Lane: Innerhalb eines Pools kann man mit "Lanes" (Schwimmbahnen) verschiedene Bereiche oder Rollen eines Teilnehmers abgrenzen, zum Beispiel "Sachbearbeiter A" und "Sachbearbeiter B" innerhalb der Abteilung "Vertrieb".

Flussobjekte

Diese Objekte beschreiben den eigentlichen Ablauf innerhalb eines Prozesses:

• Event (Ereignis): Ein Kreis, der etwas darstellt, das während des Prozesses passiert – wie der Start, das Ende oder eine Zwischenaktion (z.B. "Bestellung eingegangen", "Lieferung versandt").
• Activity (Aktivität): Ein Rechteck mit abgerundeten Ecken, das eine bestimmte Aufgabe oder Arbeit darstellt, die erledigt werden muss (z.B. "Bestellung prüfen", "Ware verpacken").
• Gateway (Tor): Eine Raute, die Entscheidungen oder Verzweigungen im Prozessfluss steuert. Hier wird festgelegt, welcher Weg als Nächstes gegangen wird.

Wichtige Gateway-Typen:

• Exklusives Gateway (XOR):
  • Symbol: Eine Raute mit einem X darin.
  • Funktion: Hier musst du dich für genau einen Weg entscheiden. Nur eine der möglichen Optionen wird weiterverfolgt.
• Inklusives Gateway (OR):
  • Symbol: Ein Raute-Symbol mit einem Kreis.
  • Funktion: Dieses Gateway ermöglicht es, dass einer oder mehrere Pfade gleichzeitig ausgewählt werden können. Es wird verwendet, wenn mehrere Bedingungen erfüllt sein können und die entsprechenden Pfade aktiviert werden sollen.
• Paralleles Gateway (AND):
  • Symbol: Eine Raute mit einem Pluszeichen (+).
  • Funktion: Hier werden alle nachfolgenden Wege gleichzeitig gestartet oder zusammengeführt. Es gibt keine Auswahl, alles läuft parallel ab.
• Event-Based Gateway:
  • Symbol: Ein Raute-Symbol mit einem Kreis um das Gateway.
  • Funktion: Dieses Gateway wird verwendet, um den Fluss basierend auf dem Eintreten eines bestimmten Ereignisses zu steuern. Es kann mehrere alternative Pfade haben, die jeweils auf unterschiedliche Ereignisse reagieren.
• Complex Gateway:
  • Symbol: Ein Raute-Symbol mit einem Stern.
  • Funktion: Dieses Gateway wird verwendet, um komplexe Bedingungen und Verzweigungen zu modellieren, die nicht durch die anderen Gateway-Typen abgedeckt sind. Es ermöglicht eine detaillierte Steuerung des Flusses, basierend auf spezifischen Bedingungen.
• Gateway für die Zusammenführung:
  • Funktion: In BPMN können Gateways auch verwendet werden, um mehrere Pfade zu einem einzigen Pfad zusammenzuführen. Dies kann durch ein exklusives, inklusives oder paralleles Gateway erfolgen, je nach den Anforderungen des Prozesses.

Verbindungsobjekte

• Sequence Flow (Sequenzfluss): Eine durchgezogene Linie mit Pfeil, die die Reihenfolge der Aktivitäten anzeigt – also welcher Schritt nach welchem kommt.
• Message Flow (Nachrichtenfluss): Eine gestrichelte Linie mit Pfeil, die den Austausch von Nachrichten zwischen verschiedenen Teilnehmern (Pools) darstellt (z.B. "Bestellbestätigung senden").

Ein einfaches Beispiel

Artefakte

Zusätzliche Informationen, die den Prozess verständlicher machen:

• Data Object (Datenobjekt): Zeigt Daten an, die im Prozess verwendet oder erzeugt werden (z.B. "Rechnung", "Kundeninformation").
• Annotation (Anmerkung): Ein einfacher Text, der zusätzliche Erklärungen oder Kommentare liefert.

Quellen zu BPMN

Alle BPMN-Elemente findest du auch hier: Signavio BPMN 2.0 Poster

Übungsaufgabe: Einen einfachen Geschäftsprozess mit BPMN modellieren

Du möchtest den Prozess der Bearbeitung einer Schülerabwesenheitsmeldung in der Schule modellieren.

Szenario:

1. Ein Schüler/eine Schülerin wird krank und kann nicht am Unterricht teilnehmen.
2. Die Eltern informieren das Sekretariat telefonisch oder per E-Mail (Nachricht).
3. Das Sekretariat prüft die Meldung und leitet sie an den Klassenlehrer/die Klassenlehrerin weiter.
4. Der Klassenlehrer/die Klassenlehrerin nimmt die Abwesenheit zur Kenntnis.
5. Wenn die Abwesenheit länger als 3 Tage dauert, informiert der Klassenlehrer/die Klassenlehrerin zusätzlich die Schulleitung. Es sei denn, es ist in den 3 Tagen eine Krankmeldung durch die Eltern eingereicht wurden, dann ist die Schulleitung nicht zu informieren.
6. Hier endet der Prozess.

Aufgabenstellung:

1. Modelliere diesen Prozess mithilfe der grundlegenden BPMN-Elemente (Pools, Lanes, Events, Activities, Gateways, Sequence Flow, Message Flow).
2. Identifiziere alle Pools, Participants und deren Aufgaben.
3. Verwende das richtige Gateway, um die Entscheidung bei längerer Abwesenheit darzustellen.

Hinweise zur Lösung:

• Beginne mit einem Start-Event und definiere klar das End-Event.
• Überlege, welche Rollen (Participants) beteiligt sind und wie die Aufgaben (Activities) zwischen ihnen aufgeteilt werden.
• Achte auf die korrekte Verwendung der Pfeile für den Sequenzfluss (innerhalb eines Pools/Lane) und den Nachrichtenfluss (zwischen Pools).

Schwierigkeitsgrad: mittel

Erwartete Bearbeitungszeit: 25 Minuten